El contrato tendrá un plazo máximo de 15 meses, hasta el 17 de diciembre de 2027, y contempla una producción estimada de entre 160.000 y 170.000 libretas mensuales. La cifra corresponde a un tope contractual, no a un pago garantizado.
El Gobierno nacional prevé destinar hasta $240.352 millones para garantizar la producción, personalización y distribución de pasaportes y otros documentos de viaje en Colombia. La contratación quedó contemplada en el contrato 959-2026 del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, con un plazo máximo de ejecución de 15 meses y fecha límite del 17 de diciembre de 2027.
El acuerdo vuelve a poner a Thomas Greg & Sons en el centro de la operación de pasaportes, pero la contratación no fue adjudicada exclusivamente a esa compañía. El documento identifica como contratista a la Unión Temporal Documentos de Viaje 2027, integrada por tres empresas: Thomas Greg & Sons de Colombia S. A., con una participación del 68 %; Thomas Greg & Sons Limited, de Guernsey, con el 3,1 %, y Thales Colombia S. A., con el 28,9 %.
De acuerdo con la información de la Cancillería citada en el documento contractual, la producción estimada oscila entre 160.000 y 170.000 libretas mensuales. El volumen definitivo dependerá de las necesidades del servicio y de las cantidades efectivamente solicitadas, entregadas y aceptadas.
El contrato puede superar los $240.000 millones
La minuta establece un valor máximo de $240.352.447.851, incluidos el IVA y los demás impuestos, tasas, contribuciones y costos aplicables. Sin embargo, el anexo de precios unitarios presenta un valor estimado de $239.285.399.375.
La diferencia entre ambos valores es de aproximadamente $1.067 millones. Para determinar cómo se explica, es necesario revisar el detalle de los rubros y las condiciones económicas incluidas en los anexos del contrato.
Hay una precisión clave: el valor máximo no significa que el Gobierno tenga que desembolsar obligatoriamente toda esa suma. El Fondo Rotatorio de la Cancillería pagará por los bienes entregados y aceptados y por los servicios efectivamente prestados, sin que exista una obligación de agotar el presupuesto ni una garantía de cantidades mínimas.
En otras palabras, los $240.352 millones constituyen el límite económico previsto para la contratación, no una suma que el contratista tenga asegurada de antemano.
¿Qué productos y servicios están incluidos?
El acuerdo contempla el suministro de libretas para diferentes clases de pasaportes y documentos de viaje, además de actividades necesarias para que puedan ser procesados y entregados a los usuarios.
Entre los productos y servicios incluidos figuran:
- Pasaportes ordinarios electrónicos.
- Pasaportes ejecutivos, diplomáticos y oficiales.
- Pasaportes fronterizos, de emergencia y exentos.
- Otros documentos de viaje y libretas para tripulantes terrestres.
- Personalización, custodia, preparación y distribución de pasaportes.
- Impresión, almacenamiento y entrega de etiquetas de visa colombiana con zona de lectura mecánica.
El contrato no se limita, por tanto, a fabricar libretas en blanco. También comprende operaciones logísticas y técnicas necesarias para procesar los documentos y distribuirlos dentro del sistema de expedición.
Más de $145.000 millones para libretas ordinarias
Uno de los componentes económicos más importantes corresponde al suministro de pasaportes ordinarios electrónicos. Según el anexo citado en la minuta, este rubro tiene un valor estimado de $145.357.516.350 para 2.142.810 unidades.
Por su parte, las actividades de personalización, custodia, preparación y distribución tienen un valor estimado de $91.753.825.116.
Estos dos conceptos concentran la mayor parte del valor estimado del contrato. Para establecer el costo total por documento, sin embargo, es necesario diferenciar entre el precio de la libreta y los servicios asociados, además de tener en cuenta las cantidades efectivamente ejecutadas.
La minuta también contempla precios unitarios fijos, sin reajustes durante la ejecución, según las condiciones descritas en el documento. La afirmación de que las tarifas se mantienen en los mismos valores de periodos anteriores debe contrastarse con los contratos previos y sus respectivos anexos económicos.
¿Por qué se recurrió a la contratación directa?
La contratación se sustenta en la urgencia manifiesta declarada mediante la Resolución 12973 del 17 de septiembre de 2026, según los antecedentes recogidos en la minuta.
El documento hace referencia a la suspensión provisional de instrumentos contractuales relacionados con la prestación del servicio de expedición de pasaportes, ordenada por el Tribunal Administrativo de Cundinamarca.
Ante ese escenario, la Cancillería justificó la necesidad de asegurar la continuidad del servicio mientras se resolvían las condiciones contractuales y judiciales. De acuerdo con la entidad, el tiempo disponible no permitía completar los procedimientos ordinarios de selección sin poner en riesgo la operación.
La urgencia manifiesta es una figura prevista en la contratación estatal para responder a circunstancias excepcionales que requieren una actuación inmediata. Su utilización no elimina la obligación de justificar la contratación, respetar las condiciones legales y someter los recursos públicos a controles.
El acuerdo también contempla la posibilidad de terminarse anticipadamente si comienza a operar el nuevo proveedor seleccionado o si se cumplen las condiciones relacionadas con la medida judicial y el restablecimiento del servicio.
¿Cómo se realizarán los pagos?
Los desembolsos estarán vinculados a la entrega de los productos y a la prestación de los servicios contratados.
En el caso de las libretas y los documentos en blanco, el reconocimiento económico dependerá de la entrega, aceptación e ingreso de los productos al inventario. Los servicios de personalización, custodia, preparación y distribución se pagarán mensualmente, una vez prestados y validados por la supervisión contractual. Las etiquetas de visa se pagarán de acuerdo con las unidades entregadas.
La minuta establece un plazo de 30 días calendario para efectuar los pagos, contado desde la aceptación de la factura y la presentación de los documentos exigidos, incluida la certificación del supervisor y los soportes correspondientes a las obligaciones de seguridad social y parafiscales de los integrantes de la unión temporal.
El trámite también estará sujeto a las condiciones presupuestales del Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) y al Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF Nación).
Las preguntas que deja el contrato
La nueva contratación plantea varios puntos que merecen seguimiento público. El primero es la ejecución real del presupuesto: será necesario conocer cuánto se desembolsa finalmente, cuántas libretas se entregan y cuál es el costo efectivo de los productos y servicios.
El segundo es la continuidad del modelo contractual. La minuta contempla una terminación anticipada en determinadas circunstancias, por lo que la entrada en operación de otro proveedor podría modificar el periodo durante el cual se ejecuten los recursos.
El tercero es la supervisión. En un servicio esencial para los viajes internacionales, el control de inventarios, la seguridad de los documentos, la oportunidad de las entregas y la calidad de la personalización son aspectos centrales para evaluar el cumplimiento.
También será importante conocer cómo se verifica la aplicación de los precios unitarios y qué informes permitirán comparar los costos actuales con los de contratos anteriores.
Por ahora, la información contractual permite establecer el límite económico, los integrantes de la unión temporal, el plazo y los principales servicios incluidos. El balance definitivo dependerá de la ejecución y de los documentos que publique la Cancillería durante el desarrollo del acuerdo.
